D'acord amb el nou model de gestió dels serveis TIC de la Generalitat, es posa en funcionament el servei d'impressió autenticada, que permet garantir la confidencialitat i estalviar impressions innecessàries.
[+] Funcionalitats
Les funcionalitats del nou servei d’impressió són les següents:
| Funcionalitat | Descripció |
|---|---|
| Racionalització i homogeneïtzació dels equips d’impressió |
Disposició d’equips multifuncionals que proporcionen funcions d'impressió, còpia i digitalització en el mateix equip fet que estalvia espai i amb què s'unifiquen cinc models: BIZHUB 754/758/367 = fins A3. blanc i negre BIZHUB C224e/C224 = fins A3. blanc i negre i color BIZHUB C35= fins A4. color BIZHUB 36= fins A4. blanc i negre |
| Autenticació amb usuari i contrasenya |
Per fer qualsevol operació amb els nous equips cal que l’usuari s’identifiqui amb l'usuari i contrasenya que li subministrarà el director del centre. Així, els documents només s’imprimiran quan l’usuari s’hagi identificat en l’equip multifuncional, fet que li permetrà:
L’usuari d’impressió serà subministrat pel Director del Centre o Servei Educatiu. |
| Manteniment proactiu amb monitorització remota |
L'eina de monitorització remota genera una alarma quan el tòner baixa a un límit determinat, que es converteix en una petició automàtica d’enviament de tòner a la ubicació. El manteniment del maquinari i la resolució d’incidències és responsabilitat del proveïdor. No inclou el cost de reparació del maquinari en cas d’un mal ús per part dels usuaris |
| Impressió amb follow me | Impressió dels documents des de qualsevol equip del servei d’impressió de la mateixa ubicació, en cas que hi hagi més d’un equipament. |
| Canvi i recepció de tòners | Un cop arribi el consumible a la ubicació i quan la màquina demani tòner nou, es pot procedir al canvi per part de l’usuari responsable |
| Control i seguiment del nombre de còpies | Els usuaris poden tenir un determinat nombre de còpies o impressionssegons el perfil assignat, que poden consultar al mateix equip a través de la funcionalitat Papercut. Cal utilitzar l'usuari d'entrada a la xarxa d'ordinadors del Departament. |
|
Política de quotes Quota annual per centre i administració del director |
En funció del nombre d’usuaris, els centres i serveis educatius tenen assignada una quota anual de còpies per tipologia, en blanc i negre o color. Aquesta quota té un repartiment preestablert entre els usuaris. Si la quota anual assignada és insuficient, el director en podrà demanar l’ampliació a través del Catàleg de Serveis, mitjançant una petició al SAU, a càrrec del pressupost del centre o servei educatiu. El director del centre pot administrar les quotes i modificar-ne el repartiment preestablert amb la funcionalitat Papercut. Quan la quota anual arribi al 80% de consum, el director del centre o el servei educatiu rebrà un avís del servei d’impressió per demanar-ne l’ampliació a través del Catàleg de Serveis, mitjançant una petició al SAU, a càrrec de les despeses de funcionament. La recàrrega automàtica per part del Servei d’Impressió serà anual cada 31 d’Agost |
| Demanda d’ampliació de quota |
La demanda d’ampliació de quota es farà mitjançant una petició al SAU. Els paquets d’ampliació disponibles són:
Per poder accedir a aquesta ampliació de quota, els centres han de ser clients del CTTI, ja que aquestes ampliacions s’han de finançar a càrrec del pressupost del centre. Quan el centre faci una demanda per primer cop, haurà de formalitzar la seva alta de client CTTI una única vegada, seguint les indicacions que s’exposen a l’apartat Catàleg de solucions tecnològiques per a centres docents |
[+] Recomanacions bàsiques
Les polítiques d'impressió estan regulades a l'Acord GOV/144/2011, de 18 d'octubre, pel qual s'encarrega al CTTI la provisió centralitzada i la gestió de solucions TIC de l'Administració de la Generalitat i el seu sector públic i a la Norma d’impressió, còpia i digitalització de la Generalitat de Catalunya (aprovada pel Comitè de Direcció del CTTI el 28 de maig de 2013).
Aquesta normativa fa un seguit de recomanacions sobre les dades confidencials i la impressió i digitalització de documents, que són les següents:
| Recomanacions | |
|---|---|
| Dades confidencials |
Si heu d'imprimir documents que continguin dades confidencials o dades de caràcter personal, useu els dispositius d’impressió d’accés restringit i controlat (impressió retinguda i/o dispositius dedicats). Destruïu els documents que continguin dades confidencials o dades de caràcter personal, emprant els mitjans necessaris per evitar-ne l'accés posterior o que se'n recuperi la informació |
| Impressió/digitalització |
Imprimiu a doble cara i en blanc i negre sempre que sigui possible. Imprimiu només les pàgines del document que siguin necessàries. Imprimiu i digitalitzeu en color només quan sigui necessari. Utilitzeu els dispositius d’impressió i digitalització en l’àmbit professional, és a dir, per fer les tasques i funcions assignades. No imprimiu o feu còpies de material subjecte a drets sense l'autorització o excepció legal corresponent. En cas d’incidència, no manipuleu els dispositius d’impressió si no s’especifiquen les accions que cal fer en el mateix dispositiu o en el manual d’usuari. Si s'han d'imprimir documents molt extensos o cal fer-ne moltes còpies, utilitzeu el servei de reprografia de l’àmbit. Eviteu l’acumulació de treballs en la cua d’impressió. Creeu les plantilles de documents interns en blanc i negre. Eviteu impressions des de pàgines web. En cas necessari, utilitzeu l'opció Imprimeix aquesta pàgina sempre que estigui disponible. Dipositeu el paper que ja no s’utilitza en el contenidor de reciclatge de paper. Per digitalitzar documents, activeu l’opció Scan a mail. |